جستجو در راهنما سامانه دفتر فنی ...

برای ثبت نام و یا ورود به حساب کاربری از صفحه اصلی سایت گزینه ورود را برگزینید.

به محض ورود به نرم افزار در قسمت بالایی صفحه لیستی از بخش های مختلف سامانه دفتر فنی ملاحظه می کنید. به واسطه ورود همه اعضای تیم پروژه به این بخش ها، پروژه انجام، پایش و مدیریت خواهد شد. ترتیب قرار گیری این بخش ها از راست به چپ تقریباً به گونه ای است که برای انجام امور مدیریت پروژه طبق همین چینش اقدامات انجام می پذیرد. ذکر این نکته ضروری است که برخی از این بخش ها فقط برای مدیر پروژه قابل دسترس خواهد بود. بقیه بخش های نیز با توجه به تنظیماتی که مدیر پروژه در قسمت مربوطه انجام می دهد، دسترسی یا عدم دسترسی سمت های مختلف پروژه به این بخش ها تعیین می گردد. در مورد بخش تعیین دسترسی به بخش مربوطه مراجعه فرمایید.

با کلیک روی این بخش وارد تنظیمات مربوط به حساب کاربری می شوید. این بخش موارد مربوط به اطلاعات کاربری شما و همچنین تنظیمات مربوط به تعیین پروژه های پیش فرض می باشد.

> > > اعتبار مالی:

در این قسمت وضعیت اعتبار مالی یا کیف پول شما را نمایش می دهد. با تهیه اعتبار در واقع برای انجام پروژه های خود اشتراک تهیه می کنید. در این صفحه اعتبار فعلی نمایش داده شده است. در پایین صفحه بسته های تهیه اعتبار مختلف تعبیه شده که با انتخاب هر کدام همان مبلغ رو باید پرداخت کنید. بعد از پرداخت اعتبار شما به همان میزان افزایش خواهد یافت.

> > > وضعیت اشتراک:

در این قسمت وضعیت اشتراک پروژه جاری شما نمایش داده می شود. در واقع تاریخچه تهیه اشتراک های پروژه جاری را می توانید ملاحظه کنید. برای دیدن وضعیت اشتراک سایر پروژه از بخش پروژه ها، پروژه مورد نظر را به حالت جاری درآورید.

> > > پروژه های من:

در این قسمت همه پروژه های که در آن مشارکت دارید لیست شده ند و در یک منوی کشویی قرار گرفته اند. این لیست شامل پروژه های شما که خود شما مدیر آن ها هستید و یا پروژه هایی که در آن ها بعنوان متخصص مشارکت دارید.
با انتخاب هر پروژه و تیک زدن گزینه جاری، همان پروژه به عنوان پروژه پیش فرض شما تعیین خواهد شد. پروژه پیش فرض، پروژه ای است که وقتی وارد سامانه دفتر فنی می شوید این پروژه به عنوان پروژه جاری تعیین می شود. در واقع پروژه ای را که بیشتر روی آن در حال کار هستید را به عنوان پروژه پیش فرض انتخاب کنید تا به محض ورود روزانه به سامانه، به عنوان پروژه جاری به نمایش در آید. برای تغییر پروژه جاری به بخش پروژه ها مراجعه کنید.

> > > مشخصات کاربری:

در این صفحه مشخصات کاربری و همچنین عکس پروفایل خود را می توانید بارگزاری کنید. نکته مهم درباره مشخصات کاربری این است که هنگام ثبت مشخصات، وارد کردن آیتم های ستاره دار اجباری است. دقت داشته باشید که کلیه این اطلاعات در معرض دید افرادی که شما را به پروژه های خود دعوت می کنند قرار می گیرد. لذا می توانید اطلاعات خصوصی مانند کد ملی یا آدرس را وارد نکنید. دقت شود که شماره تلفن همراه کاملاً خصوصی و به هیچ شخصی در سامانه دفتر فنی نشان داده نخواهد شد.
در قسمت چپ صفحه بخش تایید ایمیل وجود دارد. چنانچه مایل باشید در قسمت دعوت به همکاری در بخش مدیریت پرسنل، افرا دیگر از طریق جستجو با ایمیل شما را پیدا و پیشنهاد همکاری دهند، می بایست نسبت به تایید ایمیل اقدام کنید. علاوه بر تایید ایمیل باید تیک این گزینه را نیز بزنید. در صورت عدم تیک خوردن این گزینه، ایمیل شما در قسمت جستجو نشان داده نخواهد شد.

> > > تغییر رمز عبور:

در این قسمت می توانید نام کاربری خود را عوض کنید. با وارد کردن رمز عبور جدید و کلیک روی دکمه ذخیره رمز عبور شما تغییر خواهد یافت.

در این بخش می توانید پروژه های که در آن مشارکت دارید را ملاحظه کنید. پروژه جاری خود را تعیین و اطلاعات پروژه را وارد کنید و یا ملاحظه کنید.

> > > تعیین پروژه جاری:

با فشردن دکمه (انتخاب به عنوان پروژه جاری) پروژه جاری تعیین می شود. پروژه جاری به این معنی است که کلیه اقداماتی که در بخش های مختلف سامانه انجام می دهید تنها و تنها روی پروژه جاری انجام می شود و سایر پروژه هایی که شما به عنوان پروژه جاری تعیین نکرده اید از هر گونه تغییری مصون خواهند بود.

> > > نمایش اطلاعات پروژه:

با فشردن روی دکمه ( نمایش اطلاعات پروژه ) در پروژه مورد نظر اطلاعات پروژه نمایان می شود. در پنجره باز شده می توانید اطلاعات پروژه را وارد و یا مشاهده کنید. نکته مهم در اینجا این است که دو نوع فیلد در این پنجره وجود دارد. نوعی اول فیلدهایی هستند که مقادیر مربوط به آن را مدیر پروژه بصورت دستی وارد می کند و سایر اعضای تیم پروژه با توجه به نوع تنظیمات در بخش دسترسی ها، می توانند این اطلاعات را مشاهده کنند. نوع دوم فیلدهای خودکار هستند. یعنی مقادیر آن ها بصورت دستی وارد نمی شود و بطور خود کار توسط سامانه محاسبه و نمایش داده می شوند.

نام پروژه:

در این قسمت نام پروژه را می توانید ملاحظه کنید و یا تغییر دهید. نام پروژه یک فیلد دستی است.

تاریخ تعریف پروژه:

این یک فیلد خودکار است. یعنی شما نمی توانید مقدار آن را تغییر دهید. تاریخ تعریف پروژه بر طبق تاریخی که شما آن را ایجاد کرده اید توسط سامانه تعیین می شود.

تاریخ شروع طبق برنامه:

این یک فیلد دستی است. یعنی شما با توجه به برنامه زمان بندی که در نرم افزار های کنترل پروژه مانند مایکروسافت پروجکت و یا پریماورا تعریف کرده اید، آن را اینجا عیناً وارد می کنید. دقت داشته باشید که ممکن است شما از نرم افزارهای اشاره شده استفاده نکنید یا حتی با آنان آشنا نباشید. این مسئله اهمیتی نداشته و فقط کافی است که تاریخ شروع پروژه را طبق زمان بندی که خودتان در نظر گرفته اید وارد کنید. دقت داشته باشید که تاریخ شروع طبق برنامه با تاریخ شروع واقعی پروژه متفاوت است.

تاریخ شروع واقعی:

این یک فیلد خودکار است. این فیلد نشان دهنده شروع واقعی یا عملی پروژه است. این فیلد با توجه به تعیین اولین تسکی که تعریف می شود، تعیین می شود.

تاریخ پایان طبق برنامه :

این یک فیلد دستی است. یعنی شما با توجه به برنامه زمان بندی که در نرم افزار های کنترل پروژه مانند مایکروسافت پروجکت و یا پریماورا تعریف کرده اید، آن را اینجا عیناً وارد می کنید. دقت داشته باشید که ممکن است شما از نرم افزارهای اشاره شده استفاده نکنید یا حتی با آنان آشنا نباشید. این مسئله اهمیتی نداشته و فقط کافی است که تاریخ پایان پروژه را طبق زمان بندی که خودتان در نظر گرفته اید وارد کنید. دقت داشته باشید که تاریخ پایان طبق برنامه با تاریخ پایان واقعی پروژه متفاوت است.

تاریخ پایان واقعی:

این یک فیلد خودکار است. این فیلد نشان دهنده پایان واقعی یا عملی پروژه است. این فیلد با توجه به تیک خوردن پایان تمام فعالیت ها در بخش کنترل پیشرفت پروژه و توسط مدیر پروژه بصورت خودکار توسط سامانه تعیین می شود.

بودجه طبق برنامه:

این یک فیلد دستی است. یعنی شما با توجه به بودجه بندی که در نرم افزار های کنترل پروژه مانند مایکروسافت پروجکت و یا پریماورا با توجه به برآورد منابع و تجهیزات لازم تعریف کرده اید، آن را اینجا عیناً وارد می کنید. دقت داشته باشید که ممکن است شما از نرم افزارهای اشاره شده استفاده نکنید یا حتی با آنان آشنا نباشید. این مسئله اهمیتی نداشته و فقط کافی است بودجه ای را که خودتان در نظر گرفته اید وارد کنید. دقت داشته باشید که بودجه طبق برنامه با هزینه های واقعی پروژه که در حین انجام و به مرور تعیین می شود، متفاوت است.

کل هزینه تاکنون:

این یک فیلد خودکار است. یعنی مدیر پروژه بصورت دستی نمی تواند مقدار آن را تعیین کند. این فیلد بصورت خودکار کلیه هزینه های انجام شده که در بخش مدیریت هزینه های وارد شده را جمع زده و در اینجا نمایش می دهد.

تعداد اعضای تیم پروژه:

این یک فیلد خودکار است. یعنی مدیر پروژه بصورت دستی نمی تواند مقدار آن را تعیین کند. این فیلد بصورت خودکار کلیه هزینه های انجام شده که در بخش مدیریت هزینه های وارد شده را جمع زده و در اینجا نمایش می دهد.

تصویر پروژه:

برای هر پروژه می توانید یک تصویر در نظر بگیرید که بصورت نمادین روی کارت هر پروژه نمایش داده می شود.

اولین اقدام در راستای مدیریت پروژه در نرم افزار دفتر فنی تعریف ساختار شکست یا همان فعالیت های پروژه می باشد. با تعریف فعالیت ها قبل از اجرای پروژه از ایجاد سردرگمی، اتلاف هزینه و زمان می توان در حقیقت برای کلیه اقدامات پروژه از قبل برنامه ریزی کرد. این برنامه ریزی شامل برآورد هزینه، نیروی انسانی، منابع مالی لازم و ابزار و تجهیزات لازم است.

> > > شرح ابزارها:

1. 1

   نوار ابزار: با استفاده از نوار ابزار می توانید نمودار ساختار شکست را ایجاد و ویرایش های لازم را انجام دهید.

2. 2

   کلید قفل: به طور پیش فرض نمودار قفل است. یعنی امکان اضافه کردن، ویرایش و حذف فعالیت ها وجود ندارد. این مکان به دلیل ایجاد ویرایش های نا خواسته ایجاد شده است. توجه شود که که اساس و پایه کلیه عملیات مدیریت و انجام پروژه بر اساس فعالیت هایی است که در این بخش تعریف می شود. بنابراین توصیه می گردد به محض پایان ویرایش، کلید قفل را به حالت قفل شده برگردانید. برای شروع کار با نوار ابزار ابتدا قفل را باز کنید.

3. 3

   کلید حذف: با استفاده از این کلید می توانید فعالیت مورد نظر را حذف کنید. ابتدا فعالیت مورد نظر را با کلیک کردن روی فعالیت در حالت انتخاب قرار دهید و سپس با استفاده از این کلید آن فعالیت را حذف کنید. نکته مهم اینکه با حذف هر فعالیت، کلیه اسناد، تسک ها و ساید مشخصات و اطلاعات مربوط به فعالیت حذف خواهند شد و قابل بازگشت هم نیست. لذا توصیه می گردد پس از اتمام تعریف و ویرایش ساختار شکست در روزهای آغازین پروژه از حذف فعالیت ها پرهیز کنید. می توانید بجای حذف آن را ویرایش و یا فعالیت جدید تعریف کنید. با اینکار انسجام اطلاعات و اسناد پروژه حفظ خواهد شد.

4. 4

   کلید ویرایش: برای ویرایش نام و یا شرح فعالیت از این کلید استفاده می شود. ابتدا فعالیت مورد نظر را با کلیک روی آن در حالت انتخاب قرار دهید. سپس در جعبه متن مربوط به نام فعالیت، نام جدید را وارد کنید و در آخر روی این کلید فشار دهید تا تغییر نام ذخیره گردد. توجه شود که شناسه یا کد فعالیت قابل ویرایش نیست و به طور خودکار توسط نرم افزار تعیین می گردد.

5. 5

   کلید اضافه کردن: با استفاده از این کلید می توانید فعالیت جدید تعریف کنید. ابتدا فعالیت والدی را که می خواهید ذیل آن فعالیت فرزند تعریف کنید را با کلیک روی آن در حالت انتخاب قرار دهید و سپس این کلید را فشار دهید تا فعالیت جدید ایجاد شود. نکته حائز اهمیت این است که وقتی فعالیت ایجاد شد، بطور پیش فرض فاقد نام است و باید با استفاده از کلید ویرایش برای آن نام تعیین شود.

6. 6

   شناسه یا کد فعالیت: این شماره شناسه یکتا برای هر فعالیت است که بصورت خودکار توسط نرم افزار ایجاد می شود. نحوه ایجاد بصورت سلسله مراتبی (بر اساس فعالیت های والد و فرزند) خواهد بود. عیناً مانند روش تولید شناسه فعالیت در نرم افزار های کنترل پروژه. توجه شود که این شناسه قابل ویرایش توسط کاربر نمی باشد.

7. 7

   نام فعالیت: نام فعالیت بازگو کننده نوع و شرح آن فعالیت است. لذا پیشنهاد می گردد نام فعالیت ها شفاف، روشن و خلاصه وارد شود.

> > > ناحیه نمودار:

ناحیه نمودار ساختار شکست: در این ناحیه می توانید نمودار، شناسه و نام فعالیت های ایجاد شده را بصورت سلسه مراتبی (و یا اصطلاحاً درخت واره) ملاحظه کنید. قابل ذکر است که کلیه تسک ها و اسناد پروژه ذیل فعالیت های ساختار شکست تعریف خواهند شد. در واقع نرم افزار اجازه نمی دهد هیچ اقدامی یا سندی خارج از فعالیت های تصویبی پروژه تولید و انجام شود. پس توصیه می گردد در تهیه این نمودار نهایت دقت عمل صورت گیرد.

1. 8

   ناحیه نمودار ساختار شکست: در این ناحیه می توانید نمودار، شناسه و نام فعالیت های ایجاد شده را بصورت سلسه مراتبی (و یا اصطلاحاً درخت واره) ملاحظه کنید. قابل ذکر است که کلیه تسک ها و اسناد پروژه ذیل فعالیت های ساختار شکست تعریف خواهند شد. در واقع نرم افزار اجازه نمی دهد هیچ اقدامی یا سندی خارج از فعالیت های تصویبی پروژه تولید و انجام شود. پس توصیه می گردد در تهیه این نمودار نهایت دقت عمل صورت گیرد.

2. 9

   شناسه فعالیت: این شناسه بصورت یکتا و بصورت خودکار توسط نرم افزار ایجاد می شود و توسط کاربر قابل ویرایش نیست. شناسه هر فعالیت درون یک مستطیل که با نقطه چین مشخص شده قرار می گیرد.

3. 10

   نام فعالیت: نام فعالیت در پایین شناسه نوشته می شود. نام فعالیت توسط کاربر تعیین می شود.

در این بخش درصد وزنی برای هر فعالیت تعیین می شود. در واقع مشخص می شود هر فعالیت چه مقدار از کار پروژه رو به خود اختصاص می دهد. در نرم افزار دفتر فنی از سه نوع درصد وزنی فیزیکی، مالی و زمانی پشتیبانی می شود.

- شرح ابزارها:

1. 1

   جعبه انتخاب فعالیت: از این قسمت فعالیت مورد نظر را جهت اختصاص درصدهای وزنی انتخاب کنید.

2. 2

   نشانگر درصد فعلی: این نشانگر ها میزان درصد وزنی فعلی در سه حالت فیزیکی، مالی و زمانی برای فعالیت انتخاب شده را نشان می دهند.

3. 3

   جعبه متن درصد وزنی جدید: در این قست ها مقادیر مورد نظر برای درصد های وزنی را وارد کنید

4. 4

   کلید ذخیره مقدار درصد وزنی: پس از وارد کردن مقدار مورد نظر حتما باید روی کلید ذخیره کلیک کنید تا مقدار جدید ذخیره شود.

5. 5

   نشانگر مجموع درصد وزنی: این قسمت مجموع درصد های فعالیت ها را که وارد کرده اید نشان می دهد. در حالت معمول مجموع درصد های وزنی 100 درصد می باشد. چنانچه بر اساس روند کنترل پروژه نیاز به مجموع بیش از یا حتی کمتر از 100 درصد باشد، مشکلی در روند و محاسبات نرم افزار ایجاد نمی کند.

در این بخش می توانید سمت ها یا تخصص های مورد نیاز پروژه خود را تعریف و یا ویرایش کنید.

> > > لیست سمت ها:

در این جدول لیست سمت هایی که تعریف کرده اید را نمایش می دهد. همچنین نام سمت ها رو می توانید توسط دکمه ویرایش تغییر دهید. غیر از ویرایش می توانید سمت مورد نظر را بکل حذف کنید. نکته بسیار مهم این است که با حذف سمت، ارتباط پروژه شما با فردی که به عنوان این سمت در نظر گرفته شده قطع خواهد شد. و تمامی تسک های مربوط به این فرد ( چه به عنوان مسئول مستقیم و چه به عنوان فرد تحت امر ) حذف خواهد شد. بنابراین اگر در اواسط پروژه هستید پیشنهاد می گردد بجای حذف سمت نام آن را تغییر داده و سمت مورد نظر جدید را تعریف کنید تا داده یا اطلاعاتی ناخواسته حذف نگردد.
دو ستون مسئول مستقیم و افراد تحت امر، لیست سمت های مربوطه را نشان می دهند. که در حقیقت بیان گر نوعی نمودار سازمانی پروژه شماست. برای تنظیم نمودار سازمانی در قسمت مربوطه توضیحات کامل ارائه شده است.

> > > تعریف سمت جدید:

از این قسمت می توانید سمت یا سمت های مورد نظر خود را یک به یک تعریف کنید. لازم به ذکر است سامانه اجازه تعریف سمت با نام مشابه را نخواهد داد.

> > > تنظیم نمودار سازمانی:

در این قسمت سطح روابط بین سمت ها تعیین می شود. در واقع مسئول مستقیم هر سمت و سمت های تحت امر تعیین می شود. مسئول مستقیم یعنی، فرد تحت امر کلیه گزارش کار و پاسخگویی خود را در بخش تسک ها فقط به مسئول مستقیم انجام می دهد و تماس مستقیمی با دیگر مدیران و افراد بالادست نخواهد داشت.
سمت های تحت امر یعنی کلیه افراد یا سمت هایی که از لحاظ سازمانی پایین دست و کارمند سمت بالادستی قرار می گیرند. بطور ساده زمانی که سمت هایی را برای یک نفر بعنوان تحت امر بر می گزینید، آن سمت نقش رییس و سایرین نقش مرئوس را ایفا می کنند. نکته مهم در اینجا این است که نحوه پیاده سازی این نسبت ها به لحاظ منطقی بر عهده مدیر پروژه است. البته قابل ذکر است تا حد ممکن سامانه از ایجاد نمودار سازمانی اشتباه جلوگیری خواهد کرد. منظور از نمودار سازمانی اشتباه به عنوان مثال این است که یک نفر همزمان نمی تواند هم مسئول مستقیم شما باشد و در عین حال جز سمت های تحت امر. برای انجام این کار، در پنجره سمت راست، ابتدا از منوی کشویی سمت مورد نظر را انتخاب کنید. سپس از لیست کناری سمت مسئول مستقیم یا خیلی ساده سمت رییس را انتخاب کنید. نکته مهم در اینجا این است که باید برای تک تک سمت ها، تعیین مسئول مستقیم صورت گیرد. سامانه امکان انتخاب بیش از یک نفر بعنوان مسئول مستقیم را نخواهد داد. در واقع هر فرد در تیم پروژه همواره فقط و فقط به یک نفر پاسخگوست. .جهت تعیین سمت های تحت امر به پنجره سمت چپ مراجعه کنید همان مراحل تعیین مسئول مستقیم را برای تعیین سمت های تحت امر هم انجام دهید. فراموش نکنید که به وسیله منوی کشویی، برای تک تک سمت های پروژه اینکار باید صورت گیرد. نکته ای که در اینجا مطرح است این است که بیش از یک نفر را می توانید بعنوان افراد تحت امر برای یک سمت برگزینید. هر سمت می تواند کلیه تسک های افراد تحت امر خود را مشاهده کند و از روند انجام کار های پروژه مطلع شود. اما نمی تواند برای همه آن ها تسک تعریف کنید. بلکه تنها برای سمتی مسی تواند تسک تعریف کند که او به عنوان مسئول مستقیم آن سمت تعریف شده باشد.

> > > تنظیم دسترسی به بخش ها:

در سامانه دفتر فنی شما بعنوان مدیر پروژه این امکان را دارید که تعیین کنید همکاران شما در پروژه به کدام بخش ها دسترسی و به کدام بخش ها دسترسی نداشته باشند. در این صورت می توانید اطلاعات محرمانه پروژه را از دید برخی سمت ها پنهان نگهدارید و فقط اطلاعات لازم را در معرض دید هر شخص قرار دهید. با در حال انتخاب قراردادن هر بخش آن بخش در دسترسی سمت مورد نظر خواهد بود.
نکته مهم اینجاست که تنظیمات دسترسی که در این صفحه مدیر پروژه تنظیم می کند، تنها اعطای دسترسی برای خواندن می باشد. دسترسی نوشتن و یا ویرایش داده ها و اطلاعات بصورت پیش فرض درون سامانه تعریف شده و امکان تغییر آن توسط مدیر پروژه در حالت معمول وجود ندارد. چنانچه مدیران پروژه احساس کنند که دسترسی های مربوط به نوشتن در پروژه مورد نظر باید برای سمت هایی محدود و یا آزاد باشد، با تماس با پشتیبانی و در صورت تایید تیم فنی این تغییرات منحصراً برای همان پروژه صورت می گیرد.

در این بخش به ثبت پرسنل پروژه از طریق جستجوی آدرس ایمیل و یا ارسال دعوت از طریق سیستم پیام کوتاه تلفن همراه و اختصاص سمت ها می پردازیم. همچنین از طریق جدول مشخصات اعضا مدیر پروژه می تواند لیست اسامی و مشخصات اعضای تیم پروژه را ملاحظه کند.

> > > جدول اسامی و مشخصات اعضای تیم پروژه:

در این جدول لیست کلیه کاربرانی که به پروژه خود اضافه کرده اید را میبینید. کلیه مشخصات غیر خصوصی مانند نام و نام خانوادگی و رشته تحصیلی و ... در این جدول نمایش داده می شود. نکته مهم در اینجا این است که اطلاعاتی که در این جدول نمایش داده می شوند به سه دسته تقسیم می شوند:

1. اطلاعاتی که همواره به همه نشان داده خواهد شد و هر شخصی که شمارا به پروژه خود دعوت کند این اطلاعات را خواهد دید و کاربران روی نمایش یا عدم نمایش کنترلی نخواهند داشت.
   • نام خانوادگی که روز اول هنگام ثبت نام در سامانه آن را وارد کرده اید.
   • پست الکترونیک یا ایمیل
2. دسته دوم، فیلد ها یا اطلاعاتی هستند که در صورتی به همه نشان داده می شود که شما در بخش مشخصات حساب کاربری آن ها را وارد و ذخیره کرده باشید. نکته بسیار مهم این است که چنانچه تمایلی ندارید این اطلاعات را افراد دیگر ببینند از وارد کردن و ذخیره کردن آن ها خود داری کنید. این اطلاعات شامل:
   • نام کوچک
   • تاریخ تولد
   • رشته تحصیلی
   • سطح تحصیلات
   • آدرس
   • تصویر پروفایل

> > > دعوت به پروژه:

در این جدول لیست سمت هایی که تعریف کرده اید را نمایش می دهد. همچنین نام سمت ها رو می توانید توسط دکمه ویرایش تغییر دهید. غیر از ویرایش می توانید سمت مورد نظر را بکل حذف کنید. نکته بسیار مهم این است که با حذف سمت، ارتباط پروژه شما با فردی که به عنوان این سمت در نظر گرفته شده قطع خواهد شد. و تمامی تسک های مربوط به این فرد ( چه به عنوان مسئول مستقیم و چه به عنوان فرد تحت امر ) حذف خواهد شد. بنابراین اگر در اواسط پروژه هستید پیشنهاد می گردد بجای حذف سمت نام آن را تغییر داده و سمت مورد نظر جدید را تعریف کنید تا داده یا اطلاعاتی ناخواسته حذف نگردد.
دو ستون مسئول مستقیم و افراد تحت امر، لیست سمت های مربوطه را نشان می دهند. که در حقیقت بیان گر نوعی نمودار سازمانی پروژه شماست. برای تنظیم نمودار سازمانی در قسمت مربوطه توضیحات کامل ارائه شده است.

> > > جدول دسته بندی های تعریف شده برای اسناد پروژه:

در این جدول مدیر پروژه وضعیت دسته بندی اسنادی را که برای پروژه به آن ها نیاز دارد را ملاحظه می کند. مدیر پروژه باید بر اساس تجربه خود و ماهیت و رشته کاری پروژه ای که در حال انجام آن است، تشخیص دهد به چه نوع اسنادی جهت ذخیره و مراجعه خود و سایر اعضا نیازمند است. ذکر این نکته حائز اهمیت است که در طول روند پروژه، مدیر می تواند نسبت به اضافه یا حذف دسته بندی یا نوع اسناد اقدام کند. نکته مهم و البته قابل هشدار این است که مانند بخش ساختار شکست کار، چنانچه اقدام به حذف یک نوع سند کنید، کلیه اسنادی که تحت این نوع سند توسط افراد مختلف پروژه تهیه و بارگزاری شده حذف خواهند شد. این حذف غیر قابل برگشت خواهد بود! انواعی که دارای سند ذخیره شده هستند با یک علامت هشدار کنار دکمه حذف، مشخص شده اند.
در خصوص نامه دقت شود که در سامانه مدیریت پروژه دفتر فنی، بخش نامه ها بطور جداگانه برای نامه نگاری و بایگانی نامه ها در نظر گرفته شده. وجود دسته نامه بعنوان یک نوع سند مجزا به منظور مدیریت نامه های رسیده از بیرون از مجموعه پروژه (توسط شرکت ها یا سازمانی دیگر)می باشد. بنابراین توصیه می گردد نوع نامه را همیشه جز دسته های اسناد پروژه داشته باشید. نامه های رسیده را اسکن و در بخش مربوطه بارگزاری کنید تا همواره بخش مدیریت اسناد پروژه شما به روز، غنی، قابل اطمینان و همیشه قابل جستجو باقی بماند.
دقت داشته باشید چند نوع سند بصورت پیش فرض با تعریف پروژه بصورت خودکار تعریف میشوند. معمولاً به این نوع اسناد در اغلب پروژه ها نیاز خواهد بود. چنانچه نیاز به این دسته های اسناد ندارید آن ها را حذف و یا نام آن ها را ویرایش کنید.
در مورد نوع سند مالی یا فاکتور یک استثنا وجود دارد. در واقغ وجود این نوع سند اجباری است و نمی توانید آن را حذف و یا ویرایش کنید. زیرا کلیه اسناد مربوط به خرید و هزینه ها تحت این نوع سند ذخیره می شوند.

> > > ثبت دسته بندی جدید:

با باز کردن این پنجره می توانید نوع سند یا دسته بندی مورد نظر را تعریف کنید. امکان تعریف دسته بندی هم نام وجود ندارد.

> > > تنظیم دسترسی به اسناد:

با کلیک روی این عنوان یک پنجره باز خواهد شد که شامل جدول یا لیست انواع دسته بندی به همراه وضعیت دسترسی سمت تعیین شده خواهد بود. ابتدا از لیست کشویی سمت مورد نظر را انتخاب کنید. به محض انتخاب لیست وضعیت باز خواهد شد.

• ردیف و نوع سند: از عناوین این دو ستون می توانید متوجه کارکرد آن بشوید
• نه خواندن و نه نوشتن: با انتخاب این گزینه هیچ گونه دسترسی به این نوع سند برای فرد انتخاب شده ایجاد نمی کنید. سمت مورد نظر نه می تواند این نوع اسناد را ملاحظه کنید و نه آن را ایجاد و یا تغییری در آن ایجاد کند.
• فقط خواندن: با انتخاب این ستون برای هر نوع سند، دسترسی فقط خواندن به سمت انتخاب شده خواهید داد. سمت مورد نظر می تواند نوع سند مورد نظر را ملاحظه کند و از مفاد آن آگاه شود. ولی اجازه تولید این نوع سند و یا ایجاد ویرایش را نخواهد داشت.
• خواندن و نوشتن: با انتخاب این گزینه سمت مورد نظر دارای بالاترین سطح دسترسی به این سند را خواهد داشت. یعنی می تواند آن را بخواند و آن را تولید و یا ویرایش کند. نکته بسیار مهم در اینجا این است که دسترسی خواندن و نوشتن برای هر نوع سند تنها به یک سمت داده می شود و اعطای سطح نوشتن به بیش از یک نفر امکان پذیر نخواهد بود. همانگونه که در تصویر زیر ملاحظه می کنید، در اینجا دسترسی نوشتن قرارداد فقط بر عهده مدیر پروژه گذاشته شده است و برای کارشناس محیط زیست امکان انتخاب سطح خواند و نوشتن وجود ندارد. زیرا فقط یک نفر در آن واحد می تواند مسئول تهیه و یا ویرایش یک نوع سند باشد. برای انتقال مسئولیت نوشتن یک نوع سند از شخصی به شخص دیگر، ابتدا سمتی که در حال حاضر این دسترسی را دارد را از منوی کشویی در حالت انتخاب قرار دهید. سپس در ردیف مورد نظر (در این مثال یعنی سند قرارداد) یک ستون دیگر غیر از خواندن و نوشتن را برگزینید. به این ترتیب دسترسی نوشتن لغو می شود. سپس سمت مورد نظر را دوباره در حالت انتخاب قرار دهید. ملاحظه خواهید کرد که امکان انتخاب این سطح برای سمت مورد نظر مهیا شده است.

> > > تنظیم سمت های مربوط به تایید یا تصویب اسناد:

هیچ نوع سندی بدون بازبینی و تایید و سپس تایید سایر متخصصین یا سمت ها معتبر نیست. لذا پس از تعیین شخص تهیه کننده سند می بایست افرادی که بعنوان سمت بالادستی سمت تولید کننده سند هستند باید آن نوع سند را در مرحله دوم تایید و در مرحله سوم تصویب کنند. بنابراین چرخه تولید یم نوع سند در سه مرحله خواهد بود: تولید، تایید و تصویب. قابل ذکر است شما می توانید هر سه مرحله را به یک نفر بسپارید. اما قویاً توصیه می شود که از اینکار پرهیز شود تا امکان بازبینی اسناد حساس توسط افراد مختلف و متنوع فراهم شود. یا بطور مثال می توانید تهیه را به یک نفر و هر دو مرحله تایید و تصویب را به یم نفر دیگر بسپارید. این روش نیز خیلی توصیه نمی شود اما به هر حال بهتر از این خواهد بود مه هر سه مرحله توسط یک سمت انجام شود. مدیر پروژه شیوه مورد نظر را با توجه به تعداد نیرویی که در اختیار دارد و اهمیت و حساسیت آن نوع سند را انتخاب خواهد کرد.
برای انجام اینکار ابتدا از منوی کشویی نوع سند مورد نظر را انتخاب کنید. سپس از منوی کشویی بعدی سمت مورد نظر را انتخاب کنید. سپس به وسیله کلید های دو حالته امکان تایید یا تصویب را برای آن سمت فعال کنید.
در جدول زیرین هم میتوانید وضعیت نحوه هر سه مرحله تولید سند را ملاحظه کنید. نکته مهم در اینجا شایان ذکر است که چنانچه یک سمت برای یک نوع سند دسترسی خواندن و یا نوشتن تعریف نشده باشد در هنگام اعطای مسئولیت تایید یا تصویب با پیغام خطا مواجه خواهید شد. لذا برای دادن اعطای مسئولیت تایید یا تصویب ابتدا باید به آن سمت حداقل دسترسی خواندن را داده باشید.

در این بخش کلیه اسناد بارگزاری توسط افرادی که دارای مسئولیت تهیه اسناد هستند بارگزاری می شود. همچنین کلیه اعضای تیم پروژه در صورتی که دارای دسترسی خواند آن نوع سند باشند می توانند اسناد بارگزاری شده و البته تایید و تصویب شده را ملاحظه و دانلود کنند.

> > > انتخاب نوع سند:

پس از ورود به بخش مخزن اسناد اولین اقدام شما انتخاب نوع سندی است که در جستجوی آن هستید و یا می خواهید یک نسخه از آن را بارگزاری کنید. در این قسمت لیستی از انواع اسنادی که دارای دسترسی فقط خواندن یا خواندن و نوشتن را دارید ملاحظه می کنید. این لیست به شکل کلیدهایی پشت سرهم به نمایش در می آیند. روی سند مورد نظر کلیک کنید. پس از کلیک نوع سند به رنگ روشن تغییر رنگ می دهد و نشان می دهد که در حال حاضر مشغول کار روی این نوع سند هستید.

مورد مهم دیگر اینکه گاهی یک عدد قرمز رنگ ممکن است کنار نوع سند ملاحظه کنید. این عدد قرمز رنگ نوعی اعلام توجه می باشد و نشان می دهد که در نوع سند مرد یا مواردی وجود دارد که نیاز به اقدام از طرف شما دارد. احتمالاً مسئولیت تایید و یا تصویب یک سند بر عهده شماست و شما باید پس از دانلود و بررسی آن سند آن را تایید یا تصویب کنید. نکته بسیار مهم در این جا این است که تا زمانی که اسناد تایید و تصویب نشده اند برای سایر اعضای پروژه غیر قابل رویت و دانلود خواهند بود. لذا با توجه به اهمیت فوری و بعضاً حیاتی پروژه به محض ملاحظه این علامت توجه به قسمت یا سند مربوطه مراجعه و اقدام لازم را انجام دهید. نکته مهم دیگر اینکه، چنانچه بعنوان سمت تایید کننده یا تصویب کننده اشکالاتی را در سند بارگزاری شده می بینید که نیاز به تصحیح یا تکمیل دارد باید وارد بخش تسک جدید شوید و یک تسک یا ماموریت برای تصحیح این سند تولید کنید. مورد مهمی که در اینجا متوجه مدیران پروژه هست این است که، همگام تنظیم نمودار سازمانی و دسترسی تهیه اسناد به این نکته توجه داشته باشند که تا حد امکان سلسله مراتب سازمانی با تهیه کنندگان و تایید یا تصویب کنندگان اسناد با هم مطابقت داشته باشد. چرا که کلیه افراد تایید یا تصویب کننده تنها برای افرادی می توانند تسک تعریف کنند که آن ها مسئول مستقیم تهیه کننده سند تعیین شده اند. در خصوص تسک ها در بخش مربوط به خود توضیحات کافی و کامل ارائه شده است. تنها نکته باقیمانده در خصوص تسک در اینجا این است که هنگام تعریف تسک با موضوع رفع نقص اسناد، حتماً به شناسه سند که در جدول اسناد مشخص شده اشاره کنید تا سوء برداشت در مورد سندی که باید تصحیح شود پیش نیاید.

ضمناً این علامت توجه روی بخش مربوطه در نوار منوی بخش ها در بالای صفحه نیز ظاهر می شود.

> > > بارگزاری سند:

پس از اینکه تسکی مبنی بر انجام کار و در نهایت تولید سند یا گزارشی از مسئول مستقیم دریافت کردید، اقدام به تولید آن می کنید. پس از تهیه آن را از قسمت بارگزاری اسناد بارگزاری می کنید. دقت داشته باشید که به محض بارگزاری، آن سند در دسترس هیچ کدام از سایر اعضای پروژه نخواهد بود به غیر از سمت هایی که دارای مسئولیت تایید و یا تصویب سند را دارند. پس از مرحله آخر یعنی تصویب سند، بعد از آن در دسترسی سایر افراد به شرط داشتن دسترسی خواهد بود.
اولین فیلد شماره ویرایش سند است. شماره ویرایش بسیار اهمیت دارد. زیرا یک سند ممکن دارای چندید نسخه باشد که هر کدام دارای اطلاعات یا ویژگی های مربوط به خود است. دومین فیلد، فیلد توضیحات سند است. این توضیحات بیان کننده عنوان سند و مواردی که بعنوان توضیحات سایرین استفاده کننده از این سند به آن نیاز دارند می باشد. این فیلد نیز اجباری است. مورد بعدی انتخاب فعالیت بر طبق ساختار شکست پروژه است که در بخش مربوطه در مورد آن توضیح داده شده است. در سامان دفتر فنی کلیه اسناد به فعالیت های پروژه متصل هستند و اجازه تولید هیچ نوع سندی خارج از حیطه فعالیت پروژه داده نمی شود. پیشنهاد می گردد یک فعالیت با عنوان تعریف اسناد بالادستی پروژه همیشه تعریف گردد تا در هنگام بارگزاری اسناد کلی مانند قرار داد این فعالیت به عنوان مرجع این سند انتخاب شود. فیلد بعدی فیلد فایل سند است. فایل سند با هر فرمت دلخواه می تواند باشد. به محدودیت در اندازه فایل سند دقت گردد. پس از تعیین کلیه فیلدها روی دکمه ذخیره کلیک کنید. پس از ذخیره شدن سند افراد دارای مسئولیت تایید و تصویب سند بارگزاری شده را تایید و تصویب کنند تا پس از آن در دسترسی سایر اعضای پروژه قرار گیرد.

> > > بارگزاری سند:

پس از اینکه تسکی مبنی بر انجام کار و در نهایت تولید سند یا گزارشی از مسئول مستقیم دریافت کردید، اقدام به تولید آن می کنید. پس از تهیه آن را از قسمت بارگزاری اسناد بارگزاری می کنید. دقت داشته باشید که به محض بارگزاری، آن سند در دسترس هیچ کدام از سایر اعضای پروژه نخواهد بود به غیر از سمت هایی که دارای مسئولیت تایید و یا تصویب سند را دارند. پس از مرحله آخر یعنی تصویب سند، بعد از آن در دسترسی سایر افراد به شرط داشتن دسترسی خواهد بود.
اولین فیلد شماره ویرایش سند است. شماره ویرایش بسیار اهمیت دارد. زیرا یک سند ممکن دارای چندید نسخه باشد که هر کدام دارای اطلاعات یا ویژگی های مربوط به خود است. دومین فیلد، فیلد توضیحات سند است. این توضیحات بیان کننده عنوان سند و مواردی که بعنوان توضیحات سایرین استفاده کننده از این سند به آن نیاز دارند می باشد. این فیلد نیز اجباری است. مورد بعدی انتخاب فعالیت بر طبق ساختار شکست پروژه است که در بخش مربوطه در مورد آن توضیح داده شده است. در سامان دفتر فنی کلیه اسناد به فعالیت های پروژه متصل هستند و اجازه تولید هیچ نوع سندی خارج از حیطه فعالیت پروژه داده نمی شود. پیشنهاد می گردد یک فعالیت با عنوان تعریف اسناد بالادستی پروژه همیشه تعریف گردد تا در هنگام بارگزاری اسناد کلی مانند قرار داد این فعالیت به عنوان مرجع این سند انتخاب شود. فیلد بعدی فیلد فایل سند است. فایل سند با هر فرمت دلخواه می تواند باشد. به محدودیت در اندازه فایل سند دقت گردد. پس از تعیین کلیه فیلدها روی دکمه ذخیره کلیک کنید. پس از ذخیره شدن سند افراد دارای مسئولیت تایید و تصویب سند بارگزاری شده را تایید و تصویب کنند تا پس از آن در دسترسی سایر اعضای پروژه قرار گیرد.

> > > لیست و مشخصات اسناد بارگزاری شده:

در این جدول لیست کلیه اسناد بارگزاری شده در دسته انتخاب شده نمایش داده می شود. ستون های این جدول بدین شرح می باشند:

• ردیف: تعداد اسناد در جدول را نشان می دهد.
• شناسه: یک عدد منحصر به فرد برای هر سند. درواقع این شناسه شماره یکتای سند است که در مکالمات، مکاتبات، صورت جلسات و غیره می توانید از آن بهره ببرید.
• نام سند: نام فایل سند بارگزاری شده می باشد.
• حجم فایل: حجم فایل سند با واحد کیلوبایت
• وضعیت: وضعیت فعلی سند. اسناد دارای سه وضعیت می باشند:
  1. تایید و تصویب نشده
  2. تایید شده
  3. تایید و تصویب شده
  آخرین وضعیت نشان دهنده یک سند معتبر است و در دسترس سایر اعضای تیم پروژه که حداقل دارای دسترسی فقط خواند باشند قرار خواهد داشت.
• دانلود: چنانچه سند تایید و تصویب شده باشد لینک دانلود در جدول قابل دسترسی خواهد بود. البته تا قبل از مرحله تایید و تصویب برای سه سمت همواره لینک دانلود در دسترس است. تولید کننده سند، تایید کننده سند و تصویب کننده سند
• تهیه کننده:نام سمت تهیه کننده این سند را نشان می دهد.
• تاریخ بارگزاری: تاریخی که تهیه کننده این سند را بارگزاری کرده. در واقع این تاریخ تولید سند خواهد بود.
• تایید کننده: نام سمت تایید کننده سند
• تصویب کننده: نام سمت تصویب کننده سند
• تاریخ تایید و تاریخ تصویب: به ترتیب تاریخ خای تایید و تصویب سند را نشان می دهند.
• ویرایش: نام نسخه یا شماره ویرایش را نشان می دهد.
• توضیحات: شرح و توضیحات سند. این توضیحات در هنگام بارگزاری سند توسط تهیه کننده آن وارد شده است.
• ارسال به بایگانی: از هر سند می توانید تعداد نامحدود با شماره ویرایش های مختلف بارگزاری کنید. چنانچه برخی از نسخه های بارگزاری شده، دیگر معتبر محسوب نمی شوند با انتخاب این گزینه، سند مورد نظر اصطلاحاً به بایگانی منتقل می شود. اسناد بایگانی شده صرفاً اگر این گزینه فعال شده باشد نشان داده می شوند.

> > > مدارک بایگانی:

با فعال کردن این گزینه فقط اسناد بایگانی شده (غیر معتبر) در جدول لیست خواهند شد. از هر سند می توانید تعداد نامحدود با شماره ویرایش های مختلف بارگزاری کنید. چنانچه برخی از نسخه های بارگزاری شده، دیگر معتبر محسوب نمی شوند با انتخاب این گزینه در آخرین ستون جدول اسناد، سند مورد نظر اصطلاحاً به بایگانی منتقل می شود. اسناد بایگانی شده صرفاً اگر این گزینه فعال شده باشد نشان داده می شوند.

در این بخش کلیه هزینه ها تعریف، تعیین و پایش می شوند.

> > > تنظیم فیلترهای هزینه:

پس از ورود به بخش مدیریت هزینه ها، اولین اقدام تنظیم فیلترها برای نمایش هزینه مورد نظر است. دو عدد فیلتر برای این منظور تعبیه شده است. فیلتر اول مربوط به انتخاب دسته بندی یا نوع هزینه است. هنگامی که یک پروژه ایجاد می کنید بصورت پیش فرض سه دسته هزینه وجود دارد. مصالح، خدمات، ابزار و ماشین آلات. در عناوین بعدی در خصوص تعریف دسته بندی هزینه ای بطور کامل توضیح داده شده است. چنانچه می خواهیم هزینه جدید وارد کنیم و یا فقط هزینه ها را ملاحظه کنیم ابتدا باید هر دو فیلتر را بر طبق چیزی که می خواهیم تنظیم کنیم. پس از انتخاب نوع هزینه در فیلتر اول نوبت به انتخاب فعالیت پروژه می رسد. در سامانه دفتر فنی کلیه هزینه ها بع فعالیت های پروژه متصل هستند و اجازه ورود هیچ هزینه ای خارج از چهارچوب فعالیت های تعریف شده در بخش ساختار شکست داده نخواهد شد. هر دو فیلتر دارای گزینه ((همه)) هستند یعنی هزینه ای مربوط به همه دسته بندی ها و یا همه فعالیت های پروژه.
نکته مهم در اینجا این است که تنها شخصی که دارای دسترسی نوشتن برای دسته فاکتور یا اسناد مالی هست می تواند هزینه ها را وارد و یا ویرایش کند. در غیر اینصورت سایر افراد در صورت داشتن دسترسی فقط خواندن، فقط می توانند هزینه ا را ملاحظه کنند.

> > > جدول هزینه ها:

در جدول هزینه ها کلیه هزینه ها بر طبق هر دو فیلتر انتخاب شده نمایش داده می شود. همه ستون های این جدول گویای محتوای آن ها هست فقط توضیح اینکه کد فعالیت و شرح فعالیت مربوطه نیز در جدول وجود دارد.

> > > تعریف هزینه:

با کلیک روی منوی کرکره ای پنجره تعریف هزینه جدید باز خواهد شد. هر سه فیلد توضیحات و میزان هزینه و فاکتور باید تکمیل شود. نکته مهم این است هر جا هزینه را ملاحظه می کنید واحد هزینه تومان خواهد بود و هیچ کجا در سامانه دفتر فنی واحد ریال وجود ندارد.

> > > تعریف نوع هزینه (تعریف دسته بندی هزینه):

در این قسمت می توانید دسته بندی جدید هزینه تعریف کنید. به محض تعریف، دسته بندی جدید در فیلتر مربوطه قرار خواهد گرفت.

> > > ویرایش نوع هزینه (ویرایش دسته بندی هزینه):

از این قسمت نام دسته بندی را می توانید ویرایش کنید.

> > > حذف نوع هزینه (حذف دسته بندی هزینه):

از این قسمت دسته بندی را می توانید حذف کنید. توجه لازم را داشته باشید که با حذف دسته بندی، چنانچه هزینه ای تحت این دسته تعریف کرده باشید، همه هزینه ای تعریف شده حذف خواهند شد و اینکار غیر قابل بازگشت می باشد. لذا توصیه می گردد از حذف دسته بندی صرفه نظر کرده و نام آن را ویرایش و یا دسته جدید تعریف کنید. .

برای تعریف تسک برای پرسنل زیر دست از این بخش استفاده می شود.

> > > شرح فیلدهای تسک جدید:

• نوع تسک: نوع اول برای تعریف یک تسک جدید برای شخص مورد نظر است. نوع دوم برای تعریف تسک هایی است که ادامه تسک های قبلی است. فرض کنید قبلاً تسکی برای یک سمت پایین دست خود تعریف کرده اید. سمت مورد نظر تسک را انجام داده و به شما ارسال کرده. شما نتیجه را بررسی می کنید و متوجه می شوید کار یا تسک انجام شده یا کامل انجام نشده یا دارای نقایصی است. در این حالت دوباره اقدام به تعریف تسک در ادامه تسک قبلی می کنید. به محضی که گزینه دوم را انتخاب می کنید، یک جعبه گزینه جدید ظاهر می گردد که به واسطه آن تسک اولیه را باید انتخاب کنید و سایر فیلد های تسک مخفی می شوند چون طبیعتاً نیاز به تعریف نام و شرح و سایر مشخصات تسک نیست.
• از طریق این گزینه فرد پایین دست و انجام دهنده تسک را می توانید انتخاب کنید. توجه داشته باشید که هر فرد فقط و فقط دارای یک مسئول مستقیم است.
• فعالیت مرتبط با این تسک را برگزینید. قابل ذکر است که کلیه تسک ها و اسناد و اقداماتی که انجام می شود باید منتسب به یکی از فعالیت های موجود در ساختار شکست کار باشد.
• هر تسک نیاز به یک عنوان یا موضوع دارد که در اینجا وارد می شود. توجه شود که این فیلد برای بیان شرح تسک از طرف صادر کننده تسک نیست و فقط عنوان کلی در این فیلد وارد می شود.
• شرح تسک: شرح کامل و توضیحات لازم که صادر کننده تسک برای انجام دهنده یادداشت می کند. این فیلد می تواند طولانی تر از عنوان باشد به گونه ای که انجام دهنده کاملاً متوجه کاری که باید انجام دهد بشود.
• مهلت انجام: تاریخی را که مهلت انجام برای تسک جدید محسوب می شود را انتخاب کنید. این تاریخ انجام دهنده را ملزم به انجام کار تا قبل از این تاریخ می کند.

در این بخش افراد تسک هایی که مستقیماً برای آن ها تعریف شده و ملزم به انجام آن هستند زا می توانند ملاحظه کنند. هر تسک در غالب یک فرم که شامل همه جزئیات تسک هست نشان داده می شود. بعد از اینکه تسک مورد نظر انجام شد، فرد انجام دهنده با نوشتن توضیحات خود در بخش توضیحات نسبت به ارسال تسک به صادر کننده آن اقدام می کند. لازم به ذکر است که برای هر تسک یک رنگ منحصربفرد توسط نرم افزار تعیین می گردد تا یک تسک مشخص در میان سایر تسک ها قابل تشخصی تر باشد.

کلیه بخش های مشخصات تسک مشخص می باشد و نیاز به توضیح ندارد. تنها به این ذکر این نکته بسنده می کنیم که قسمت توضیحات فیلد اجباری است و حتماً می بایست پس از انجام تسک آن را تکمیل و سپس اقدام به ارسال گزارش تسک کنید.

در این بخش بطور متمرکز می توانید تسک های مربوط به خود و زیر دستان و همچنین تسک هایی که افراد پایین دست برای پایین دستان خود تعریف مرده اند را ملاحظه کنید. با این روش دید کاملی هر فرد یا سمت بر روی افراد پایین دست خود و روند انجام تسک ها و در نهایت فعالیت های پروژه داشته باشد. در واقع مدیر پروژه بعنوان بالاترین فرد تصمیم گیر پروژه دید کاملی بر روند اجرای پروژه و اقدامات تک تک اعضای پروژه خواهد داشت.

پس از ورود به به این بخش ابتدا سمت تحت امر را انتخاب کنید. دقت داشته باشید که این فیلتر شامل کلیه افراد تحت امر شماست. لذا می توانید در جریان کلیه تسک های زیر دست خود قرار بگیرید. ذکر این نکته در اینجا حائز اهمیت است که علی رغم اینکه کلیه تسک ها و گردش کار بین افراد زید دست خود را می توانید مشاهده کنید تنها برای اشخاصی که شما مسئول مستقیم آن ها هستید می توانید تسک تعریف کنید و نه افرادی که بصورت غیر مستقیم مسئول آن ها هستید.
زیر فیلتر انتخاب سمت تابلو امتیاز وجود دارد. با انتخاب هر شخص و کلیک روی به روز رسانی جدول تسک امتیاز فرد انتخاب شده نمایان می شود. این امتیاز فقط مربوط به پروژه جاری است و شامل کل امتیاز فرد نمی شود. کلیه امتیاز فرد تنها هنگام جستجو از طریق آدرس ایمیل به منظور دعوت به پروژه تنها قابل مشاهده است. امتیازهای که در فرد در هر پروژه کسب می کند در میانگین امتیاز کل موثر است و محاسبه خواهد شد. در این قسمت معدل امتیازات هر فرد بصورت تعداد ستاره از 1 تا 5 نمایش داده می شود. قابل ذکر است که امتیازات به جهت بالاتر رفتن دقت و ظرافت بصورت نیم واحدی هم می توانند باشند. مثلا امتیاز 4/5 یا 3/5. در تصویر هم بطور مثال امتیاز 4/5 برای فرد انتخاب شده ثبت شده. توضیح مهم دیگر اینکه معدل امتیازات هر فرد در پست جاری که دارد جداگانه ثبت و نمایش داده می شود. مثلاً فرض کنید شخصی کارشناس دفتر فنی بوده و تا کنون امتیاز 5 را بدست آورده است. بعد از مدتی مدیر پروژه ایشان را تغییر سمت داده به کارشناس نقشه برداری. از حالا به بعد امتیازات ایشان در این سمت ثبت و در این قسمت نشان داده خواهد شد. این روش به سبب ارزیابی دقیق پرسنل در هر پست و سمتی که هستند را امکان پذیر می کند.
دقت داشته باشید که ثبت امتیاز تنها پس از پایان تسک توسط صادر کننده تسک انجام می شود.
زیر تابلو امتیازات جدول تسک ها وجود دارد که کلیه تسک های مربوط به فرد صادر کننده و انجام دهنده و گردش کار آن لیست شده اند. نکته مهم و قابل توجه در این جدول اینست که هر تسک می تواند به تعداد نا محدود گردش کار داشته باشد. یعنی پس از انجام تسک توسط انجام دهنده، سمت صادر کننده تسک ممکن است از نتیجه کار راضی نباشد و نیاز به اصلاحاتی روی سند تولید شده یا کار انجام شده را تشخیص دهد. در چنین مواقعی سمت مسئول مستقیم دوباره اقدام به تعریف تسک ولی از نوع ادامه تسک گذشته می کند و توضیحات لازم برای انجام کارهای تکمیلی را برای انجام دهنده یادداشت می کند. این فرایند تا زمانی که از نتیجه تسک رضایت حاصل شود ادامه میابد. جدول تسک ها، تسک اصلی و گردش کارهای عنوان بصورت زیر بخش قابل ملاحظه خواهند بود.
در پایین قسمت این صفحه، منوی کرکره ای ثبت امتیاز وجود دارد. پس ار انجام تسک و گردش کارهای لازم فرد صادر کننده تسک اقدام به ثبت امتیاز برای فرد انجام دهنده می کند. پس از انجام تسک امکان ثبت امتیاز توسط صادر کننده تسک برای انجام دهنده میسر می شود. لازم به ذکر است که تا قبل از انجام تسک توسط انجام دهنده امکان ثبت امتیاز وجود ندارد. نکته مهم دیگر اینکه به محض ثبت امتیاز امکان تعریف زیرتسک بمنظور تکمیل و رفع نقایص احتمالی وجود نخواهد داشت. در واقع با وارد کردن امتیاز تسک مورد نظر تمام شده تلقی می گردد. چنانچه بعد از ثبت امتیاز متوجه شدید که نقصی در انجام یک تسک وجود دارد و نیاز به اصلاح دارد، باید یک تسک جدید تعریف کنید.

با استفاده از بخش نامه ها کلیه اعضای گروه می توانند مکاتبات رسمی یا همان نامه نگاری داشته باشند. نامه ها دارای شناسه یکتا یا شماره نامه هستند که می تواند مبنای مسائل حقوقی و قانونی درون سازمانی یا درون پروژه ای باشد. نکته مهم در مورد ویرایشگر این است که با توجه به اینکه این یک ویرایشگر متن تحت وب است طبیعتاً مانند ویرایشگر تحت ویندوز مانند نرم افزار مایکروسافت ورد دارای امکانات خاص نیستند و فقط در حد نوشتن متن ساده با امکان اعمال تغییرات ساده مانند رنگ متن، سایز و جهت چیدمان متن می باشد. پیشنهاد می گردد ابتدا نامه در محیط های حرفه ای تحت ویندوز مانند نرم افزار مایکروسافت ورد نوشته و ویرایش شود و سپس متن کپی و به ویرایشگر نامه منتقل گردد
عمل کپی: ctrl+c
عمل چسباندن یا پیست: ctrl+v
قابل ذکر است ویرایشگر طوری طراحی و پیاده سازی شده که متن تهیه شده در نرم افزار ورد به سادگی و با حفظ فرمت متن اولیه قابل انتقال به ویرایشگر می باشد.

1. 1

   نوار ابزار: نوار ابزار مانند سایر ویرایش گرهای متن دارای ابزاری برای مدیریت ظاهر متن می باشد.

2. 2

   پاک کن: هنگامی که از بین نامه های موجود یک نامه جهت ملاحظه انتخاب می شود، متن نامه انتخاب شده در ویرایشگر نشان داده می شود و بطور خودکار محیط ویرایشگر قفل می شود تا نامه نوشته شده و رسیده به دست کاربر بصورت نا خواسته ویرایش نشود. برای نوشتن نامه جدید و پاک شدن ویرایشگر با استفاده از پاک کن می توان متن را حذف و ویرایشگر را برای نوشتن متن جدید آماده کرد. قابل ذکر است پاک کردن متن غیر قابل برگشت است. لذا در پاک کردن متن موجود در ویرایشگر دقت لازم را باید داشت. نکته اینکه متن نامه رسیده با این روش پاک نخواهد شد، بلکه متن فقط از روی ویرایشگر حذف می شود.

3. 3

   پیوست های نامه: بصورت پیش فرض یک متن شامل عبارت پیوست در نامه وجود دارد. در صورتی که نویسنده قصد اشاره به پیوست هایی را داشته باشد، می تواند سند مورد نظر را در قسمت پیوست لیست کند. فرمت نوشته شده بعنوان فرمت پیشنهادی برای درج پیوست می باشد. سازمان ها یا پروژه ها می توانند این فرمت را نادیده بگیرند و فرمت مختص خود را لحاظ کنند. قابل ذکر است که با هماهنگی با طراح نرم افزار امکان ایجاد فرمت های دلخواه وجود دارد. مثال:
   

4. 4

   گیرندگان مستقیم نامه: از این قسمت می توان گیرندگان مستقیم نامه را انتخاب کرد. اسامی و سمت هایی که نشان داده می شوند افراد پایین دست مستقیم و فرد بالادست مستقیم می باشد.

5. 5

   گیرندگان غیر مستقیم نامه: از این قسمت می توان افراد گیرنده غیر مستقیم را انتخاب کرد. منظور از غیر مستقیم، گیرندگان به اصطلاح (جهت اطلاع) می باشد . قابل ذکر است که یک سمت هم زمان نمی تواند جز گیرندگان مستقیم و غیر مستقیم باشد.

6. 6

   لیست نامه ها: در این لیست کلیه نامه هایی که کاربر جاری نویسنده و همچنین گیرنده مستقیم یا غیر مستقیم آن هاست نشان داده می شود. قابل ذکر است نامه هایی که افراد پایین دست برای همدیگر ارسال می کنند قابل مشاهده برای سمت جاری نیست. مگر اینکه نویسندگان نامه سمت جاری را بعنوان گیرنده غیر مستقیم جهت اطلاع انتخاب کرده باشند.

7. 7

   انتخاب نامه جاری: از طریق این گزینه می توان محتوای نامه مورد نظر را ملاحظه کرد. با انتخاب هر نامه، محتوای نامه درون ویرایشگر به نمایش در خواهد آمد. قابل ذکر است با انتخاب نامه مورد نظر، آن نامه خوانده شده تلقی خواهد شد.

8. 8

   نشان دهنده خوانده شدن یا نشدن نامه: در این ستون نشان داده می شود که نامه مرتبط با شخص جاری خوانده شده یا نه.

در این بخش می توان وضعیت پیشرفت پروژه را وارد و پایش کرد. در نرم افزار دفتر فنی منظور از پیشرفت می تواند پیشرفت فیزیکی یا مالی و یا زمانی باشد که هر بطور جداگانه قابل محاسبه و پایش است.

1. 1

   لیست فعالیت ها: این قسمت نشان دهنده فعالیت های ساختار شکست است. فعالیت هایی که پایان یافته اند با رنگ سبز نشان داده می شوند. همچنین در چک باکس انتهایی علامت تیک ظاهر شده است.

2. 2

   درصد وزنی فیزیکی فعالیت ها: این عدد نشان دهنده درصد وزنی فیزیکی فعالیت مورد نظر است.

3. 3

   وضعیت اتمام یا عدم اتمام فعالیت ها: چک باکس روبروی هر فعالیت شنان دهنده پایان یافتن یا در حال انجام بودن آن فعالیت را نشان می دهد. چنانچه هر فعالیت پایان یافته باشد، توسط مدیر پروژه تیک مربوطه فعال می شود.


4. 4

   نمودارهای پیشرفت پروژه: در این نمودارها پیشرفت های فیزیکی، مالی و زمانی را می توان مشاهده کرد.

در این بخش می توانید تقویم شمسی را ملاحظه کنید. تقویم در برنامه ریزی و تعیین تاریخ ها می تواند مفید باشد. همچنین در قسمت پنجره کشویی لیست روزهای تعطیل سال جاری تعبیه شده است.